Hyvä kirjanpito ei ole vain pakollinen velvollisuus, vaan yrityksen päätöksenteon perusta
Moni yrittäjä ajattelee kirjanpidosta edelleen samalla tavalla: se on pakollinen asia, joka pitää hoitaa, jotta veroilmoitukset ja viranomaisasiat saadaan kunnialla maaliin.
Teknisesti ajateltuna tämä on totta, mutta käytännössä se on aivan liian matala rima.
Hyvä kirjanpito ei tarkoita vain sitä, että asiat on kirjattu jonnekin.
Se tarkoittaa sitä, että yrityksen luvut ovat oikein, perusteltavissa ja oikeasti hyödyllisiä yrittäjän arjessa.
Huono kirjanpito ei nimittäin yleensä näytä huonolta heti. Usein se näyttää pitkään aivan riittävän hyvältä. Vasta myöhemmin alkaa paljastua, ettei tase täsmää, raportteihin ei voi luottaa tai yrityksen päätöksiä on tehty väärän tiedon pohjalta.
Silloin ongelma ei ole enää vain kirjanpidossa. Se on koko yrityksen johtamisessa.
Miksi hyvä kirjanpito on yritykselle tärkeää?
Hyvä kirjanpito on paljon enemmän kuin lakisääteinen velvollisuus. Se on käytännössä yrityksen talouden perusta.
Kun kirjanpito on kunnossa, yrittäjä tietää missä yritys oikeasti menee, verot ja alvit perustuvat oikeisiin lukuihin, yrityksen tulosta ja kassatilannetta pystyy seuraamaan realistisesti, päätöksiä voidaan tehdä tiedon eikä arvailun perusteella ja yllätyksiä tulee vähemmän.
Moni huomaa hyvän kirjanpidon arvon vasta silloin, kun sitä oikeasti tarvitaan.
Esimerkiksi silloin, kun:
- haetaan rahoitusta
- suunnitellaan investointia
- palkataan ensimmäistä tai seuraavaa työntekijää
- pohditaan, paljonko yrityksestä voi nostaa rahaa
- yritystä ollaan myymässä
- verottaja tai tilintarkastaja kysyy lisäselvityksiä
Jos luvut eivät silloin kestä tarkastelua, tilanne muuttuu nopeasti hankalaksi.
Hyvä kirjanpito ei ole sitä, että “suurin piirtein tiedetään”
Tämä on kohta, jossa hyvä ja huono kirjanpito yleensä eroavat toisistaan.
Huono kirjanpito ei aina tarkoita suurta katastrofia tai räikeää virhettä. Usein kyse on pikemminkin siitä, että asiat jäävät vuosiksi puolitiehen.
Kirjanpito ei ole hyvää, jos:
- kuitit toimitetaan epämääräisesti tai puutteellisesti
- käteiskassa ei täsmää eikä eroa selvitetä
- taseessa roikkuu vanhoja eriä, joiden sisältöä kukaan ei enää tiedä
- myynnit kirjataan järjestelmistä, joiden toimintaa ei oikeasti valvota
- kirjanpito valmistuu niin myöhään, ettei sitä voi enää hyödyntää päätöksenteossa
- asiakkaalle toimitetaan raportteja, mutta niiden sisältöä ei kukaan avaa ymmärrettävästi
Yrityksen talous ei pysy kunnossa sillä, että asiat saadaan “jotenkin kirjattua”.
Kirjanpidon pitää kestää myös se hetki, kun joku kysyy:
Mistä tämä luku muodostuu?
Ja siihen pitää löytyä oikea vastaus.
Mistä hyvä kirjanpito sitten tunnistetaan?
Hyvä kirjanpito rakentuu käytännössä muutamasta erittäin tärkeästä asiasta.
1. Kirjanpidon luvut täsmäävät
Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta on aivan perusasia.
Hyvässä kirjanpidossa esimerkiksi:
- pankkitilit täsmäävät
- myyntisaamiset ja ostovelat vastaavat todellisuutta
- käteiskassa on oikeasti olemassa
- palkat, sivukulut ja verot on käsitelty oikein
- tulos ja tase perustuvat oikeisiin tapahtumiin
Jos yrityksen kirjanpidossa on eriä, jotka eivät oikeasti täsmää mihinkään, ei kyse ole enää luotettavasta taloustiedosta.
2. Jokaiselle tapahtumalle löytyy selitys ja tosite
Kirjanpidossa ei riitä, että tapahtuma on vain kirjattu.
Sen pitää olla myös perusteltavissa.
Hyvä kirjanpito tarkoittaa käytännössä sitä, että jokaisesta tapahtumasta voidaan tarvittaessa osoittaa:
- mitä on ostettu tai myyty
- milloin tapahtuma on syntynyt
- miksi se kuuluu yritykselle
- miten se on kirjattu kirjanpitoon
Tätä kutsutaan usein myös tositeketjuksi tai audit trailiksi.
Käytännössä kyse on siitä, että kirjanpidon tapahtuma voidaan seurata alkuperäiseen aineistoon asti ilman arvailua.
Tämä ei ole pelkkä muodollisuus. Se on yksi tärkeimmistä syistä siihen, miksi hyvä kirjanpito kestää tarkastelua ja huono ei.
3. Tase kertoo totta
Tase on usein juuri se paikka, josta kirjanpidon laatu lopulta näkyy.
Hyvässä kirjanpidossa taseessa olevat erät ovat:
- oikeita
- perusteltuja
- ajantasaisia
- tarvittaessa todennettavissa
Huonossa kirjanpidossa taseeseen jää helposti roikkumaan esimerkiksi:
- vanhoja epäselviä saamisia
- täsmäämättömiä kassatilejä
- selittämättömiä välitilejä
- eriä, joita ei ole oikeasti tarkistettu vuosiin
Tämä on valitettavan yleinen ongelma silloin, kun kirjanpitoa on hoidettu pitkään “ihan ok” tasolla, mutta ilman todellista kontrollia.
Ja juuri tästä syystä hyvä kirjanpito ei ole vain kuukausittaista kirjaamista. Se on myös jatkuvaa varmistamista siitä, että yrityksen luvut kertovat totta.
4. Kirjanpidosta on hyötyä myös johtamisessa
Tämä on ehkä tärkein kohta koko asiassa.
Hyvä kirjanpito ei ole vain viranomaisia varten. Sen pitäisi olla myös yrittäjän oma työkalu.
Kun kirjanpito tehdään kunnolla, yrittäjä pystyy seuraamaan esimerkiksi:
- onko liiketoiminta oikeasti kannattavaa
- mihin rahat käytännössä menevät
- paljonko yrityksellä on liikkumavaraa
- milloin kassaan voi tulla painetta
- missä kohtaa toimintaa olisi eniten kehitettävää
Jos kirjanpidosta saatava tieto tulee liian myöhään, liian epäselvänä tai liian epäluotettavana, siitä katoaa sen tärkein arvo.
Silloin kirjanpito ei enää tue johtamista, vaan se vain täyttää minimit.
Hyvä kirjanpito ei synny ilman toimivaa yhteistyötä
Tämä on tärkeä asia sanoa ääneen:
hyvä kirjanpito ei ole vain tilitoimiston vastuulla.
Tilitoimisto voi tehdä työnsä hyvin vain silloin, kun myös yrittäjän puolelta perusasiat ovat kunnossa.
Hyvä lopputulos vaatii esimerkiksi sitä, että:
- aineisto toimitetaan ajallaan
- myynnit ja ostot kulkevat järkevien järjestelmien kautta
- yrityksen ja yrittäjän omat kulut pidetään erillään
- poikkeavat tapahtumat kerrotaan ajoissa
- yrityksen arjen prosessit tukevat oikeaa kirjanpitoa
Tämä ei tarkoita sitä, että yrittäjän pitäisi osata kirjanpitolakia.
Mutta se tarkoittaa sitä, että yrityksen taloushallintoa pitää hoitaa niin, että oikean tiedon muodostaminen on ylipäätään mahdollista.
Hyvä kirjanpito ei synny sattumalta. Se syntyy hyvästä prosessista.
Miksi hyvä kirjanpito näkyy usein vasta silloin, kun jotain tapahtuu?
Usein hyvä kirjanpito jää huomaamatta juuri siksi, että se toimii.
Sitä ei ehkä ajatella silloin, kun arki pyörii normaalisti. Mutta sen arvo näkyy heti, kun eteen tulee jotain tavallisesta poikkeavaa.
Esimerkiksi silloin, kun:
- yritys kasvaa nopeasti
- kassavirta kiristyy
- haetaan lainaa tai rahoitusta
- verottaja pyytää selvityksiä
- yritykseen tulee uusi omistaja tai sijoittaja
- tilinpäätöksen luvut pitää pystyä perustelemaan tarkasti
Silloin hyvin hoidettu kirjanpito ei ole enää vain taustatyötä.
Se on yrityksen turva.
Hyvä kirjanpito tarkoittaa lopulta yhtä asiaa: yrittäjä voi luottaa lukuihinsa
Lopulta koko asia tiivistyy tähän.
Hyvä kirjanpito ei ole vain sitä, että ilmoitukset lähtevät ajallaan ja paperit löytyvät tarvittaessa.
Hyvä kirjanpito tarkoittaa sitä, että yrittäjä voi luottaa siihen, mitä luvut kertovat.
Ja kun lukuihin voi luottaa, myös päätöksiä voi tehdä rauhallisemmin, fiksummin ja turvallisemmin.
Se on aika paljon enemmän kuin vain pakollinen kuukausirutiini.
Tarvitsetko kirjanpidon, joka ei vain täytä minimiä?
Tilitoimisto MYP:llä uskomme, että hyvä kirjanpito ei tarkoita vain sitä, että asiat saadaan kirjattua.
Se tarkoittaa sitä, että yrityksen talous on hallittavissa, ymmärrettävissä ja oikeasti yrittäjän tukena.
Jos haluat varmistaa, että kirjanpito ei ole vain pakollinen menoerä vaan aidosti hyödyllinen osa yrityksesi arkea, ota yhteyttä.
👉Ota yhteyttä tästä
👉Tutustu myös uuden yrittäjän polkuun
👉Mitä tarkoittaa audit trail?
