Moni yrittäjä seuraa yrityksensä taloutta kassavirran, myynnin ja tuloksen kautta. Silti yksi kokonaisuus jää helposti taka-alalle: tase. Tase ei ole vain tilinpäätöksen pakollinen liite, vaan kuva yrityksen taloudellisesta asemasta ja riskeistä. Tase kertoo mitä yrityksellä on, mitä se omistaa ja mihin se on sitoutunut.
Mutta vielä tärkeämpää on se, voidaanko taseen luvut todentaa.
Tätä varten on olemassa yksi kirjanpidon keskeisimmistä vaatimuksista:
aukoton kirjausketju, eli audit trail.
Miksi audit trail on yrittäjälle kriittinen?
Audit trail tarkoittaa, että jokainen tase-erä voidaan jäljittää takaisin alkuperäisiin tapahtumiin ja tositteisiin. Käytännössä se kertoo:
mistä taseen luku syntyy
milloin se on kirjattu
kuka sen on kirjannut
millä perusteella arvo on määritelty
Kun audit trail on kunnossa, tase ei ole vain numeroiden kokoelma. Se on luotettava, perusteltu ja johdonmukainen kokonaisuus.
Jos audit trail puuttuu, tase alkaa perustua muistiin, arvailuun tai tilitoimiston ”parhaisiin tulkintoihin”. Se on riski niin yrittäjälle, verotukselle, rahoittajille kuin mahdolliselle yrityskaupallekin.
Kirjanpito ja laki edellyttävät jäljitettävyyttä
Tämä ei ole vain suositus tai hyvä käytäntö.
Audit trail on kirjanpidon lakisääteinen vaatimus.
Lainsäädäntö ja viranomaisten ohjeistus velvoittavat seuraavasti:
Kirjanpitolaki edellyttää, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys kirjanpitoon ja tilinpäätökseen on pystyttävä todentamaan molempiin suuntiin.
Kirjanpitolautakunnan yleisohje (2021) täsmentää, että audit trailin on ulotuttava myös viranomaisilmoitusten tietoihin ja liitetietoihin.
Taloushallintoliitto korostaa, että kirjanpidon lukijan tulee “voida vaivatta tarkistaa, miten tosite on kirjattu ja miten se on vaikuttanut tilinpäätökseen”.
Toisin sanoen:
jos tase-erää ei voi selittää ja todistaa, sitä ei voi kirjanpitolain mukaan pitää taseessa.
Mitä yrittäjän pitäisi taseesta tietää?
Ainakin nämä kysymykset on hyvä osata esittää:
Mistä taseen arvot muodostuvat?
Onko jokainen erä jäljitettävissä tositeketjuun?
Miten varastot, saamiset, velat ja poistot on perusteltu?
Onko arvoissa käytetty johdonmukaista, dokumentoitua logiikkaa?
Onko tilikauden aikana tehty käsin tehtyjä kirjauksia, joiden taustaa ei ole dokumentoitu?
Jos näihin kysymyksiin ei löydy selkeitä vastauksia, audit trailissa on puutteita.
Hyvä audit trail näkyy myös euroissa
Kun audit trail on kunnossa:
tase on helppolukuinen ja selkeä
arvostukset kestävät tarkastelun
rahoittajat luottaa numeroihin
verotus on oikea
tilinpäätös valmistuu nopeammin
yrityksen arvo kasvaa läpinäkyvyyden myötä
Heikko audit trail taas tarkoittaa:
epäselvyyksiä
turhaa selvitystyötä
verotuksellisia riskejä
hitaita prosesseja
jopa tilinpäätöksen viivästyksiä
Miten audit trail laitetaan kuntoon?
Tilitoimiston tehtävä on rakentaa yrittäjälle järjestelmä, jossa:
tase-erittelyt ovat aina ajan tasalla
kaikki luvut perustellaan tositteilla ja kirjauksilla
arvostusperiaatteet ovat dokumentoituja
järjestelmät tukevat jäljitettävyyttä
prosessit ovat selkeät ja yhtenäiset
Kun nämä ovat kunnossa, yrittäjä voi luottaa siihen, että tase kertoo totuuden.
Lopuksi: tiedätkö mitä yrityksesi taseessa on?
Jos et ole varma, tai jokin tase-erä on sellainen jonka logiikkaa ei heti osata kertoa, audit trail kaipaa vahvistusta.
Tämä ei ole vain tilintarkastuksen tai verottajan vaatimus – se on myös yrittäjän oma etu.
